Für kleine und mittlere Unternehmen

KI-Beratung für den Mittelstand: messen, entscheiden, bauen

KI-Beratung für den Mittelstand heißt hier: Ihre wiederkehrenden Aufgaben werden gemessen, jede bekommt eine schriftliche Entscheidung, und die wichtigste wird gebaut. Zu festen Preisen, ohne Tagessätze, mit Sitz in Herne und Arbeit bundesweit remote.

Was KI-Beratung für den Mittelstand heißen sollte

Der deutsche Mittelstand hat selten zu wenig Ideen für KI. Er hat zu wenig Zeit, sie zu prüfen, und keine Abteilung, die sie umsetzt. Die Geschäftsführung liest über Sprachmodelle und Automatisierung, im Alltag sitzt das Team weiter vor dem Postfach. Gute KI-Beratung schließt diese Lücke. Sie klärt, welche Aufgaben sich lohnen, baut genau eine davon und lässt das Ergebnis im Betrieb.

Schlechte Beratung dagegen beginnt mit einer Strategie. Sie endet mit einer Präsentation und einem Pilot, der Ihr Team nie erreicht. Eine viel zitierte Schätzung setzt die Fehlerquote von KI-Projekten bei über 80 Prozent an (RAND Corporation, 2024, Bericht RR-A2680-1). Das ist ein Grund, mit Messung zu beginnen und nicht mit Technik.

Die typischen Engpässe in kleinen und mittleren Unternehmen

In kleinen und mittleren Betrieben zeigen sich oft dieselben Muster. Viele Engpässe liegen nicht in der Produktion, sondern im Büro:

Warum erst messen und dann bauen

Die meisten Betriebe wissen nicht, wie viel Zeit eine wiederkehrende Aufgabe wirklich kostet. Sie schätzen. Eine Schätzung kann von der Messung abweichen, und genau dort liegt die Entscheidung. Wer die falsche Aufgabe automatisiert, spart nichts.

Deshalb beginnt die Zusammenarbeit mit der Zeitprüfung. Sie ist eine Liste jeder wiederkehrenden Aufgabe in Ihrem Betrieb, mit gemessenen Minuten statt Schätzungen. Dazu gehört eine Entscheidung je Aufgabe: automatisieren, streichen oder behalten. Außerdem erhalten Sie ein Ein-Seiten-Memo mit den zehn wichtigsten Aufgaben. Als Zählweise gilt nur die aktive Minute: Zeit, die tatsächlich am Bildschirm gebraucht wird, um zu entscheiden, zu prüfen oder freizugeben. Wartezeit im Hintergrund zählt nicht mit.

Ein typischer Fall (erfundenes Beispiel)

Typischer Fall, zur Veranschaulichung erfunden: Ein Großhändler mit fünfundvierzig Beschäftigten und einem Systemhaus als externem IT-Partner. Die Geschäftsführung möchte „etwas mit KI“ machen. In der Diagnose zeigt sich, dass die Idee noch ohne Aufgabe ist. Die Zeitprüfung liefert dann eine Liste, auf der drei Aufgaben als „automatisieren“ stehen. Eine davon wird im Umsetzungs-Sprint gebaut. Die anderen beiden bleiben auf der Liste, bis sie dran sind. Der Betrieb ist erfunden. Das Beispiel zeigt, wie aus einem Wunsch eine Reihenfolge wird.

Die Reihenfolge der Schritte

Vier Schritte, die Sie einzeln beauftragen und jederzeit beenden können:

Wer im Team mehrere Aufgaben gleichzeitig angehen will, kann außerdem den Firmentag buchen: ein geschlossener Tag, vor Ort oder remote, 3.900 € netto zzgl. USt. Er baut auf einer Zeit- oder Kostenprüfung auf.

Das Angebot im Überblick

Feste Preise, netto zzgl. USt., keine Tagessätze. Die Zeitprüfung wird zu 100 % auf einen Umsetzungs-Sprint angerechnet, der innerhalb von 30 Tagen beauftragt wird.

Förderung: Beratung für kleine und mittlere Unternehmen kann über das Bundesprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ bezuschusst werden. Ob eine Beratung gefördert wird, entscheidet die Bewilligungsbehörde. Das Programm und der Ablauf sind auf der Seite Förderung für KI-Beratung erklärt.

Keine IT-Abteilung? Kein Hindernis

Viele Mittelständler haben keine eigene IT, sondern einen externen Dienstleister oder einen Mitarbeiter, der „sich auskennt“. Das ist für KI kein Ausschlusskriterium. Die Zeitprüfung braucht keine Software-Umstellung, sie misst den bestehenden Ablauf. Und für den Umsetzungs-Sprint zählt, was die Aufgabe erfordert, nicht, ob Sie eine Abteilung haben. Wie das gelingt, beschreibt die Seite KI einführen ohne IT-Abteilung.

Pflichten, die jeder Betrieb kennen sollte

Zwei Themen betreffen alle, die KI im Betrieb nutzen, unabhängig von Branche und Größe.

KI-Kompetenz: Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz für jeden Anbieter und Betreiber, unabhängig von Größe oder Risikoklasse. Wer ChatGPT, Claude oder Microsoft 365 Copilot für die Arbeit nutzt, ist Betreiber. Der Omnibus vom 27. Juli 2026 hat den Wortlaut entschärft, die Pflicht ist nicht abgeschafft. Was als Maßnahme zählt und wie ein Nachweis aussieht, steht auf der Seite KI-Schulung für Mitarbeiter.

Datenschutz: Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Die vier Prüfungen dafür stehen in KI und Datenschutz. Wer vorher klärt, was in ein Werkzeug darf, muss später weniger zurückbauen.

Was KI-Beratung im Mittelstand kostet

Der Markt rechnet meist nach Tagessatz: Spezialisierte KI-Berater verlangen typischerweise etwa 1.200 bis 2.500 € pro Tag, die großen Beratungen etwa 2.000 bis 5.000 €. Nach Stunde sind es üblicherweise 120 bis 350 €. Die Quellen und die Einordnung stehen auf der Seite Was kostet KI-Beratung?.

Der Unterschied bei diesem Angebot: Sie zahlen ein Ergebnis, keine Tage. Der Betrag steht vor dem Auftrag fest. Und wenn Sie nach der Zeitprüfung weitermachen, wird sie voll angerechnet. Das ist für Mittelständler, die jede Rechnung prüfen, ein wichtiger Punkt.

Förderung und Finanzierung

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es ein Bundesprogramm, das einen Teil der Kosten externer Beratung übernehmen kann. Es gilt nur für Beratung, nicht für die Umsetzung. Der Antrag muss vor dem Vertrag gestellt werden. Die Regeln im Einzelnen finden Sie auf der Seite Förderung für KI-Beratung. Eine Zusage kann nur die Bewilligungsbehörde geben.

Worauf Geschäftsführungen bei der Auswahl achten sollten

Wer berät

Merryl DMello, 18 Jahre Produkt und Technik bei Intel, HP, Rackspace, Phoenix Contact und BioNTech. Die Zahlen, die auf der Startseite stehen, stammen aus früheren Positionen: bei HP 90 % weniger Handarbeit in einem manuellen Ablauf, bei BioNTech ein Reporting-Dashboard, das für jeden von 35+ Stakeholdern rund 10 Stunden pro Monat zurückgab. Es sind keine Kundenprojekte von DMello Advisory.

Die Praxis hat ihren Sitz in Herne (Geschwister-Scholl-Str. 7, 44623 Herne) und arbeitet bundesweit remote. Im Ruhrgebiet geht es auch vor Ort: Herne, Bochum, Gelsenkirchen, Recklinghausen, Castrop-Rauxel, Dortmund, Essen und Witten. Reisen anderswo werden zum Selbstkostenpreis abgerechnet.

Häufige Fragen

Was macht ein KI-Berater für den Mittelstand?

Er klärt, welche wiederkehrenden Aufgaben sich für Automatisierung lohnen, und baut oder begleitet die Umsetzung. Hier gehört dazu die Messung der Aufgaben vor jedem Bau.

Was kostet KI-Beratung für ein mittelständisches Unternehmen?

Die Diagnose ist kostenlos. Die Zeitprüfung kostet 1.490 € netto zzgl. USt. als Festpreis. Der Umsetzungs-Sprint kostet 4.900 € netto zzgl. USt. Der Markt rechnet dagegen oft nach Tagessatz, typischerweise etwa 1.200 bis 2.500 € bei spezialisierten Beratern.

Brauche ich eine IT-Abteilung, um KI einzuführen?

Nein. Die Zeitprüfung misst den bestehenden Ablauf, unabhängig vom eingesetzten Postfach oder Tool. Eine Software-Umstellung ist vorher nicht nötig.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Die Zeitprüfung wird innerhalb von 5 Werktagen geliefert. Der Umsetzungs-Sprint liefert funktionierende Software in 5 Werktagen.

Gibt es Fördergeld für KI-Beratung im Mittelstand?

Kleine und mittlere Unternehmen können Beratungsleistungen über ein Bundesprogramm des BAFA bezuschussen lassen. Ob eine Beratung gefördert wird, entscheidet die Bewilligungsbehörde. Details stehen auf der Seite zur Förderung für KI-Beratung.

Muss ich meine Mitarbeiter schulen, wenn sie ChatGPT oder Copilot nutzen?

Ja. Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz für jeden Anbieter und Betreiber, unabhängig von Größe oder Risikoklasse. Was als Maßnahme zählt, erklärt die Seite KI-Schulung für Mitarbeiter.

Arbeitet DMello Advisory nur im Ruhrgebiet?

Nein. Die Arbeit läuft remote zuerst und gilt bundesweit. Vor Ort im Ruhrgebiet ist möglich, Reisen anderswo werden zum Selbstkostenpreis abgerechnet.

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